Erfolgreiche Personalbeschaffung: So gewinnen Sie die besten Mitarbeiter

Haben Sie Schwierigkeiten, qualifizierte Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu finden? In einem hart umkämpften Markt ist eine durchdachte Strategie bei der internen und externen Personalbeschaffung unerlässlich. Mit den folgenden Tipps optimieren Sie Ihre Personalgewinnung und sichern sich die besten Talente.

Obwohl es in Deutschland keinen flächendeckenden Fachkräftemangel gibt, stehen Branchen wie MINT und Gesundheitswesen bereits vor großen Herausforderungen. Laut aktuellen Umfragen betrachten über 50 Prozent der Unternehmen den Mangel an qualifizierten Fachkräften als größte Gefahr für ihre Geschäftsentwicklung. Zum Vergleich: 2010 sahen nur 16 Prozent der Unternehmen darin ein Risiko.

Die Personalbeschaffung ist daher heute eine der zentralen Aufgaben und zugleich eine der größten Herausforderungen im Personalmanagement. Denn qualifiziertes Personal ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Definition: Personalbeschaffung, Recruiting, Personalgewinnung – Was bedeuten diese Begriffe?

Viele global agierende Unternehmen nutzen statt des technischen Begriffs "Personalbeschaffung" oder "Personalgewinnung" häufig die englischen Ausdrücke "Recruitment" oder "Recruiting". Unabhängig von der Terminologie ist das Ziel klar: Sie möchten die besten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gewinnen.

Doch was genau versteht man unter Personalbeschaffung? Sie ist eine Teilfunktion der Personalwirtschaft und hat die Aufgabe, die benötigten Mitarbeiter in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht zu rekrutieren.

Bevor Sie mit der eigentlichen Personalbeschaffung beginnen, steht die Ermittlung des Personalbedarfs an erster Stelle. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Qualitativ: Welche Qualifikationen und Kompetenzen sollen meine Mitarbeiter mitbringen?
• Quantitativ: Wie viele Stellen sollen besetzt werden? Wie viele Mitarbeiter benötige ich?
• Zeitlich und räumlich: Wann und wo benötige ich die Mitarbeiter? In welcher Abteilung oder an welchem Standort?

Nachdem Sie den Personalbedarf klar definiert haben, beginnt die Personalgewinnung. Diese liegt in der Verantwortung der Personalabteilung und folgt einem bewährten Dreiklang:

1. Suchen: Finden Sie geeignete Kandidaten durch interne und externe Personalbeschaffung. Nutzen Sie moderne Methoden wie Social Media Recruiting, um Ihre Reichweite zu erhöhen.
2. Auswählen: Treffen Sie eine fundierte Auswahl, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
3. Einstellen: Integrieren Sie neue Mitarbeiter effektiv in Ihr Unternehmen durch ein strukturiertes Onboarding.

Personalbeschaffung: Intern oder Extern – Welche Strategie führt zum Erfolg?

Sie haben festgestellt, dass in Ihrer IT-Abteilung Fachkräfte im Bereich Softwareentwicklung fehlen. Nun stehen Sie vor der entscheidenden Frage: Setzen Sie auf interne Personalbeschaffung oder suchen Sie externe Arbeitskräfte?

Interne Personalbeschaffung: So gewinnen Unternehmen Personal

Bevor Sie externe Wege beschreiten, prüfen Sie, ob die vakante Stelle mit einem bereits vorhandenen Mitarbeiter besetzt werden kann. Eine Versetzung oder Beförderung könnte hier der Schlüssel sein. Falls es an bestimmten Qualifikationen mangelt, bieten sich Weiterbildungen oder Mentorenprogramme an, um den Mitarbeiter entsprechend zu fördern.

• Interne Stellenausschreibung: Veröffentlichen Sie die offene Position intern, zum Beispiel über das Intranet, interne Newsletter oder das Schwarze Brett. So geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, sich weiterzuentwickeln und stärken zugleich die Mitarbeiterbindung.
• Versetzung: Ist ein Mitarbeiter fachlich geeignet, kann er – mit seinem Einverständnis – befristet oder unbefristet auf die neue Position wechseln. Achten Sie dabei auf die Regelungen im Arbeitsvertrag und kommunizieren Sie transparent, um Motivation und Zufriedenheit zu erhalten.
• Vorgesetztenempfehlungen: Führungskräfte können talentierte Mitarbeiter direkt für die Stelle vorschlagen. Dies fördert das Vertrauen in die Personalplanung und ermöglicht eine zielgerichtete Personalbeschaffung.
• Beförderung: Erkennen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter durch Beförderungen an. Dies motiviert und zeigt Entwicklungsperspektiven auf. Eine sorgfältige Bewertung anhand von Leistungskennzahlen ist dabei essenziell.

Weiterbildung als Teil der Personalbeschaffung

Die Weiterbildung Ihres Personals ist ein entscheidender Faktor. Indem Sie regelmäßig Schulungen anbieten, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind und sich den wachsenden Anforderungen anpassen können. Dies erhöht nicht nur die Kompetenz innerhalb des Unternehmens, sondern erleichtert auch die interne Besetzung offener Stellen.

Ausbildung, Praktika und Traineestellen

Durch das Anbieten von Ausbildungsplätzen, Praktika und Traineeprogrammen investieren Sie in die Zukunft Ihres Unternehmens. Junge Talente werden frühzeitig eingebunden, lernen Ihre Unternehmenskultur kennen und können nach erfolgreichem Abschluss nahtlos übernommen werden. Das spart Zeit und Kosten in der Personalbeschaffung und stärkt die Bindung an Ihr Unternehmen.

Vorteile der internen Personalbeschaffung

• Mitarbeiterbindung: Sie fördern die Loyalität, indem Sie Entwicklungsmöglichkeiten bieten.
• Schnelle Besetzung: Die Einarbeitungszeit ist kürzer, da der Mitarbeiter das Unternehmen bereits kennt.
• Kostenersparnis: Sie sparen Kosten für externe Recruiting-Maßnahmen.
• Motivation: Beförderungen und Weiterbildungen steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

• Begrenzte Auswahl: Möglicherweise steht kein passender Mitarbeiter zur Verfügung.
• Weiterbildungskosten: Qualifikationslücken müssen durch Schulungen geschlossen werden.
• Interne Konkurrenz: Abgelehnte Bewerber könnten demotiviert sein.
• Betriebsblindheit: Es fehlt der frische Blick von außen, neue Ideen bleiben aus.

Wenn die interne Personalbeschaffung keine passenden Lösungen bietet, ist es Zeit, externe Personalbeschaffungsmaßnahmen zu ergreifen.

Externe Personalbeschaffung: Strategien für den Erfolg

Jobbörsen

Online-Jobportale sind ein bewährtes Mittel, um eine breite Zielgruppe zu erreichen. Sie erhöhen die Sichtbarkeit Ihrer Stellenanzeigen und können Ihr Unternehmen gleichzeitig als attraktiven Arbeitgeber präsentieren. Dies unterstützt nicht nur die Personalbeschaffung, sondern stärkt auch Ihr Employer Branding.

Karriere-Website

Eine ansprechende Karriereseite auf Ihrer Unternehmenswebsite ist essenziell. Sie dient als zentrale Anlaufstelle für potenzielle Bewerber und spiegelt Ihre Unternehmenskultur wider. Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Stellenangebote und nutzen Sie die Möglichkeit, detaillierte Informationen über das Unternehmen zu teilen.

Social Media Recruiting

Plattformen wie LinkedIn, Xing oder Facebook bieten hervorragende Möglichkeiten für das Social Media Recruiting. Sie können gezielt nach Fachkräften suchen, Stellenanzeigen schalten und mit potenziellen Kandidaten direkt in Kontakt treten. Zudem können Sie Bewerbern über Social Media Einblicke in Ihr Unternehmen geben und Interaktion anregen.

Talent Pools

Bauen Sie einen Talent Pool auf, in dem Sie mit vielversprechenden Bewerbern dauerhaft in Kontakt bleiben und eine Beziehungs aufbauen. So können Sie bei zukünftigen Vakanzen schnell auf geeignete Kandidaten zurückgreifen. Dies verkürzt die Time-to-Hire und verbessert die Effizienz Ihrer Personalbeschaffung.

Mitarbeiterempfehlungen

Nutzen Sie das Netzwerk Ihrer Mitarbeiter. Empfehlungen von Mitarbeitern sind oft besonders wertvoll, da sie das Unternehmen kennen und einschätzen können, wer ins Team passt. Anreizsysteme können die Bereitschaft zur Weiterempfehlung erhöhen.

Events und Kongresse

Präsenz auf Fachmessen, Karriereevents und Kongressen ermöglicht es Ihnen, direkt mit potenziellen Bewerbern in Kontakt zu treten. Sie können Ihr Unternehmen präsentieren, Netzwerke aufbauen und Talente persönlich kennenlernen.

Mobile Recruiting

Optimieren Sie Ihre Bewerbungsprozesse für mobile Endgeräte. Immer mehr Bewerber nutzen Smartphones und Tablets für die Jobsuche. Eine mobile-freundliche Bewerbung erhöht die Reichweite und verbessert die Candidate Experience.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

• Frischer Wind: Neue Mitarbeiter bringen frische Ideen und Erfahrungen mit.
• Große Auswahl: Sie haben Zugang zu einer größeren Zahl potenzieller Kandidaten.
• Spezialisierte Fähigkeiten: Externe Bewerber können spezifische Qualifikationen mitbringen, die intern fehlen.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

• Höhere Kosten: Externe Recruiting-Maßnahmen sind oft teurer als interne Prozesse.
• Zeitaufwand: Die Suche und Einarbeitung externer Mitarbeiter benötigt mehr Zeit.
• Anpassungsrisiken: Neue Mitarbeiter müssen sich erst in die Unternehmenskultur einfinden.

Personalbeschaffung: So planen Sie Ihren Weg zum passenden Mitarbeiter

Bevor Sie mit der Suche nach neuen Mitarbeitern beginnen, ist eine gründliche Planung unerlässlich. Die Personalbeschaffung ist ein vielschichtiger Prozess, der strategisch angegangen werden muss, um die richtigen Arbeitskräfte für Ihr Unternehmen zu finden.

Grundlegende Fragen klären

Starten Sie mit einer klaren Definition Ihres Personalbedarfs:

• Welche Positionen müssen besetzt werden, und ab wann? Identifizieren Sie genau, für welche Stellen Sie neue Mitarbeiter benötigen, wie viele Personen Sie einstellen möchten, und legen Sie fest, zu welchem Zeitpunkt die neuen Teammitglieder an Bord kommen sollen.
• Interne oder externe Rekrutierung? Entscheiden Sie, ob Sie auf interne Talente setzen, externe Kandidaten suchen oder eine Kombination aus beidem bevorzugen.
• Anforderungsprofil erstellen: Welche Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten sollten die Bewerber mitbringen? Definieren Sie, ob spezielle Kenntnisse oder ein bestimmter Bildungsweg erforderlich sind.
• Benefits hervorheben: Schließen Sie die Stellenbeschreibung mit den Vorteilen ab, die Sie bieten. Präsentieren Sie überzeugende Gründe, warum Ihr Unternehmen attraktiv ist, z. B. Weiterbildungsmöglichkeiten, Work-Life-Balance, oder besondere Sozialleistungen.

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Personalgewinnung

1. Anforderungsprofil erstellen

Ein detailliertes Anforderungsprofil ist das Fundament Ihrer Personalplanung. Es definiert die fachlichen und persönlichen Kompetenzen, die ein Kandidat mitbringen sollte. Achten Sie darauf, sowohl notwendige Qualifikationen als auch wünschenswerte Eigenschaften zu berücksichtigen.

2. Aussagekräftige Stellenausschreibung formulieren

Auf Basis des Anforderungsprofils erstellen Sie eine Stellenausschreibung, die potenzielle Bewerber anspricht. Diese sollte folgende Informationen enthalten:‍

Unternehmensvorstellung: Geben Sie Einblicke in Ihr Unternehmen, Ihre Branche und Ihre Unternehmenskultur.

Stellenbeschreibung: Beschreiben Sie klar die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ziele der Position.

Anforderungen: Listen Sie die erforderlichen Qualifikationen, Erfahrungen und Soft Skills auf.

3. Auswahl der geeigneten Kanäle

Überlegen Sie, wo Sie Ihre Stellenausschreibung veröffentlichen möchten, um die richtige Zielgruppe zu erreichen:‍

Interne Kanäle: Nutzen Sie das Intranet, interne Newsletter oder Mitarbeiterveranstaltungen, um Ihre Mitarbeiter zu informieren.‍

Externe Kanäle: Setzen Sie auf Online-Jobbörsen, soziale Medien, Ihre Unternehmenswebsite oder Fachmagazine.

Social Media Recruiting: Plattformen wie LinkedIn oder Xing bieten hervorragende Möglichkeiten, um Fachkräfte gezielt anzusprechen.

4. Eingehende Bewerbungen evaluieren

Nachdem die Stellenausschreibung veröffentlicht wurde, beginnt die Phase der Bewerbungsbewertung:‍

Vorabauswahl treffen: Sichten Sie die eingegangenen Bewerbungen und filtern Sie diejenigen heraus, die am besten zum Anforderungsprofil passen. Beachten Sie dabei nicht nur die fachliche Qualifikation, sondern auch Soft Skills und kulturelle Passung. Nutzen Sie die Möglichkeit, frühzeitig mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten, beispielsweise durch ein erstes Telefonat, ein kurzes Kennenlerngespräch oder eine einfache E-Mail. Je schneller Sie ins Gespräch kommen, desto besser können Sie qualifizierte Talente für sich gewinnen und das Interesse aufrechterhalten.

Bewertungskriterien festlegen: Entwickeln Sie ein Scoring-System, um die Kandidaten objektiv vergleichen zu können. Legen Sie spezifische Kriterien wie Berufserfahrung, Fachkenntnisse und relevante Erfolge fest und gewichten Sie diese nach ihrer Wichtigkeit für die jeweilige Position. Zusätzlich können persönliche Eigenschaften und Motivation einfließen, um ein umfassendes Bild des Kandidaten zu erhalten und die besten Talente effektiv herauszufiltern.

5. Bewerbungsgespräche führen und Kandidaten auswählen

Laden Sie die vielversprechendsten Bewerber zu Gesprächen ein:‍

Vorstellungsgespräche: Nutzen Sie das persönliche Gespräch, um die fachliche Eignung und die Persönlichkeit des Kandidaten besser kennenzulernen.

Assessment-Center oder Probetage: Bei Bedarf können zusätzliche Schritte wie Tests oder praktische Aufgaben helfen, die Entscheidung zu erleichtern.

6. Onboarding vorbereiten

Haben Sie sich für einen Kandidaten entschieden, beginnt das Onboarding:

Vertragserstellung: Klären Sie alle vertraglichen Details und passen Sie den Arbeitsvertrag individuell an.

Arbeitsbeginn planen: Vereinbaren Sie einen Starttermin und bereiten Sie alles vor, was der neue Mitarbeiter benötigt.

Integration ins Team: Stellen Sie sicher, dass der neue Kollege gut aufgenommen wird und alle wichtigen Informationen erhält.

Die Bedeutung einer strukturierten Personalbeschaffung

Eine durchdachte Personalbeschaffung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, den idealen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu finden. Indem Sie den Prozess systematisch angehen, minimieren Sie das Risiko von Fehlbesetzungen und stärken langfristig Ihre Position am Markt.

Fazit

Die Personalbeschaffung ist mehr als nur das Besetzen offener Stellen. Sie ist ein strategischer Teil der Personalplanung und entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Durch eine sorgfältige Vorbereitung und klare Prozesse stellen Sie sicher, dass Sie die besten Arbeitskräfte gewinnen, die zu Ihren Unternehmenszielen passen.