Externe Personalbeschaffung: Methoden, Vorteile und Strategien

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, welche Wege es gibt, um durch externe Personalgewinnung erfolgreich neue Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Viele kleinere und mittelgroße Firmen neigen dazu, offene Positionen durch Umstrukturierung oder Weiterbildung ihrer aktuellen Belegschaft zu besetzen. Aber bei wachsenden Anforderungen und zunehmendem Tempo des Unternehmenswachstums stößt diese Methode oft an ihre Grenzen. Es fehlt dann an spezifischem Fachwissen oder schlichtweg an genügend Arbeitskraft. Hier kommt die externe Personalgewinnung ins Spiel, eine essentielle Strategie, um außerhalb des eigenen Mitarbeiterkreises nach qualifizierten Kräften zu suchen.

In diesem Artikel werden die unterschiedlichen Methoden der externen Personalgewinnung erläutert. Wir betrachten die Vorteile dieser Strategie und geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie effizient neue Mitarbeiter gewinnen können.

Was ist externe Personalgewinnung?

Unter externer Personalgewinnung versteht man die Suche nach neuen Teammitgliedern außerhalb der eigenen Unternehmensgrenzen. Dies umfasst verschiedene Rekrutierungsansätze, um potenzielle Kandidaten auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und sie zu einer Bewerbung zu motivieren.

Es kann auch lohnenswert sein, offene Stellen sowohl für externe als auch für interne Bewerber zugänglich zu machen. Die interne Personalbeschaffung bietet zwar Vorteile wie einen einfacheren Einstellungsprozess, kürzere Einarbeitungszeiten und die bereits bestehende Kenntnis über die Fähigkeiten des Mitarbeiters, jedoch gibt es Situationen, in denen eine externe Suche unumgänglich ist. Dies kann der Fall sein, wenn intern nicht die erforderlichen Kompetenzen vorhanden sind oder einfach mehr Arbeitskräfte benötigt werden.

Bevor es losgeht:

Wie unterscheidet sich die externe von der internen Personalbeschaffung?

Die externe Personalbeschaffung unterscheidet sich grundlegend von der internen Personalbeschaffung. Ein wesentlicher Unterschied ist der höhere Aufwand bei der externen Beschaffung. Hier ist es besonders entscheidend, effektives Personalmarketing einzusetzen, um die richtigen Kandidaten zu erreichen.

Bei der internen Personalbeschaffung hingegen ist der Prozess weniger komplex. Die zu besetzende Stelle wird einfach innerhalb des Unternehmens ausgeschrieben, oder es werden direkt geeignete Mitarbeiter angesprochen. Dies reduziert sowohl den Rekrutierungsaufwand als auch die Einarbeitungszeit, da der Mitarbeiter bereits mit dem Unternehmen und seinen Abläufen vertraut ist.

Beide Arten sollten bei der Personalgewinnung eingesetzt werden

Für ein Unternehmen ist es wichtig, beide Formen der Personalbeschaffung geschickt zu nutzen. Während die interne Personalgewinnung eine effiziente Methode zur Besetzung von Stellen mit bekannten und bewährten Mitarbeitern darstellt, bietet die externe Personalbeschaffung die Möglichkeit, frisches Talent und neue Perspektiven ins Unternehmen zu bringen.

Insbesondere in Bereichen, in denen spezifische Fachkenntnisse oder eine Ausweitung der Kapazitäten erforderlich sind, ist die externe Rekrutierung unverzichtbar.

Bei der externen Personalbeschaffung kommen Strategien wie Active Sourcing zum Einsatz, um gezielt einen Kandidat außerhalb des Unternehmens zu suchen. Diese Ansätze erweitern die Reichweite des Unternehmens im Talentpool und erhöhen die Chancen, hochqualifizierte Kandidaten für offene Stellen zu gewinnen.

Die Möglichkeiten, die sich durch externe Personalbeschaffung eröffnen, sind vielfältig und können maßgeblich zum Erfolg und Wachstum eines Unternehmens beitragen.

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Das sind die Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Deep dive: Wir beleuchten jetzt die unterschiedlichen Aspekte der externen Personalgewinnung, die es Unternehmen ermöglichen, dynamisch auf Veränderungen zu reagieren und neues Know-how ins Unternehmen zu holen, aber auch mit gewissen Schwierigkeiten verbunden sein können.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Ein viel größerer Bewerberpool

Durch externe Rekrutierungsmaßnahmen erschließt sich Ihr Unternehmen einen weit größeren Pool an potenziellen Kandidaten. Dies erhöht zwar den Aufwand bei der Vorauswahl, verbessert aber auch die Chancen, die ideale Person für die offene Stelle zu finden.

Langfristige Erweiterung der Kapazitäten

Im Gegensatz zur internen Personalgewinnung, die lediglich vorhandene Kapazitäten verschiebt, ermöglicht die externe Personalbeschaffung eine dauerhafte Erweiterung des Teams, was die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter steigern kann.

Weniger Kosten für Fortbildungen

Bei der externen Suche können Sie gezielt nach Profilen suchen, die die erforderlichen Qualifikationen bereits mitbringen, wodurch sich Fortbildungsmaßnahmen reduzieren lassen.

Neue Fähigkeiten und Qualifikationen kommen ins Unternehmen

Neue Mitarbeiter bringen oft Fertigkeiten mit, die im Unternehmen bisher fehlten. Dies fördert die Diversität der Kompetenzen im Team und unterstützt die Weiterentwicklung des Unternehmens.

Frische Perspektiven und Ideen

Neue Teammitglieder bringen einzigartige Erfahrungen mit, manchmal sogar aus konkurrierenden Firmen. Diese neuen Sichtweisen können wertvoll sein, um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.

Erhöhte Autorität für neue Führungspositionen

Externe Kandidaten können in Führungsrollen oft einfacher Autorität etablieren, da sie nicht mit den bestehenden hierarchischen Strukturen und Beziehungen im Team verknüpft sind.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Risiko von Fehlbesetzungen

Bei externen Einstellungen besteht ein höheres Risiko, dass der neue Mitarbeiter nicht optimal zum Unternehmen passt, was wiederum zu erhöhten Kosten und Zeitverlust führen kann.

Mögliche Frustration unter aktuellen Mitarbeitern

Wenn interne Kandidaten für eine Beförderung oder Stellenwechsel übergangen werden, kann dies zu Unzufriedenheit führen.

Kosten sind höher als bei der internen Beschaffung

Die externe Personalbeschaffung ist in der Regel kostspieliger als die interne. Dies umfasst Aufwendungen für Stellenausschreibungen, die Nutzung von Jobplattformen und eventuell die Beauftragung von Headhuntern.

Mehr Zeitaufwand

Der gesamte Prozess der externen Personalbeschaffung, von der Erstellung des Anforderungsprofils bis zum Onboarding, nimmt mehr Zeit in Anspruch.

Herausforderungen auf dem aktuellen Arbeitsmarkt 

Der Zugang zu qualifizierten Bewerbern kann in dem aktuell sehr umkämpften Arbeitsmarkt schwierig sein.

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Soll die Stelle intern oder extern ausgeschrieben werden?

Die externe Personalbeschaffung ist somit ein komplexer Prozess, der sorgfältiges Abwägen zwischen den potenziellen Vorteilen und den möglichen Nachteilen erfordert. Die Entscheidung, ob eine Stelle intern oder extern besetzt werden soll, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens, der vorhandenen Mitarbeiterstruktur und der langfristigen strategischen Ziele.

Bei sorgfältiger Planung und Umsetzung kann die externe Personalgewinnung jedoch ein mächtiges Werkzeug sein, um Ihr Unternehmen mit den richtigen Talenten und Fähigkeiten zu stärken.

Unterschiede zwischen dem aktiven und dem passiven Markt

Im Kontext der externen Personalbeschaffung werden oft die Begriffe "aktiver Markt" und "passiver Markt" verwendet, um unterschiedliche Arten von Kandidaten und deren Verfügbarkeit zu beschreiben.

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Aktiver Markt

Im aktiven Markt sind Kandidaten aktiv auf der Suche nach neuen beruflichen Möglichkeiten. Sie könnten ihre Bewerbungen aktiv an Unternehmen senden, Stellenangebote auf Jobportalen suchen oder sich bei Personalvermittlungsagenturen registrieren. Diese Kandidaten sind proaktiv in ihrer Suche nach neuen Beschäftigungsmöglichkeiten und zeigen aktives Interesse an einer Veränderung.

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Passiver Markt

Im passiven Markt sind Kandidaten nicht aktiv auf der Suche nach neuen Stellenangeboten. Sie sind möglicherweise bereits in einer Anstellung und fühlen sich zufrieden oder sind nicht aktiv auf Jobsuche aus anderen Gründen, wie beispielsweise Zeitmangel oder mangelndes Interesse an einem Jobwechsel. Diese Kandidaten sind in der Regel nicht auf Jobportalen registriert und senden auch keine Bewerbungen aktiv an Unternehmen. Sie könnten jedoch für neue berufliche Möglichkeiten offen sein, wenn ihnen eine attraktive Gelegenheit angeboten wird. Gerade im aktuellen sehr umkämpften Arbeitsmarkt sind Ansätze, die den passiven Markt ansprechen, deutlich erfolgsversprechender. 

Die 5 besten Strategien für den aktiven und passiven Markt

Aktiver Markt:

1. Schalten Sie gezielte Stellenanzeigen auf Online-Jobportalen und in relevanten Fachpublikationen.
2. Nutzen Sie Social-Media-Plattformen wie LinkedIn, um aktiv nach Kandidaten zu suchen und Ihr Stellenangebot zu bewerben.
3. Organisieren Sie Recruiting-Events oder Webinare, um potenzielle Kandidaten anzusprechen und Ihr Unternehmen bekannt zu machen.
4. Bieten Sie Mitarbeiterempfehlungsprogramme an, um bestehende Mitarbeiter dazu zu ermutigen, qualifizierte Kandidaten zu empfehlen.
5. Arbeiten Sie mit Personalvermittlungsagenturen zusammen, um Zugang zu ihrem Kandidatennetzwerk und ihrer Expertise zu erhalten.

Passiver Markt:

1. Investieren Sie in Employer Branding, um Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren und passiv suchende Kandidaten anzuziehen.
2. Pflegen Sie ein starkes Netzwerk in der Branche und nutzen Sie persönliche Kontakte, um potenzielle Kandidaten anzusprechen.
3. Veröffentlichen Sie interessante Inhalte und Fachartikel auf Ihrem Unternehmensblog oder in Fachzeitschriften, um die Aufmerksamkeit passiver Kandidaten zu gewinnen.
4. Bieten Sie flexible Arbeitsbedingungen und attraktive Benefits an, um passiv suchende Kandidaten anzulocken.
5. Nutzen Sie gezielte Headhunting-Strategien, um hochqualifizierte Kandidaten direkt anzusprechen und für Ihre offenen Stellen zu gewinnen.

Strategien und Taktiken in der externen Personalbeschaffung

Die externe Beschaffung von Personal bietet eine Vielzahl von Ansätzen, um qualifizierte Kandidaten für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Diese Methoden lassen sich in aktive und passive Maßnahmen unterteilen, wobei jede ihre eigenen Vorzüge hat.

10 aktive Strategien der externen Personalbeschaffung

1. Multikanal-Stellenausschreibung
   Stellenanzeigen sind das Herzstück Ihrer externen Rekrutierungsstrategie. Sie sollten auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht werden, um eine breite Reichweite zu erzielen. Dabei ist es wichtig, ein präzises Anforderungsprofil zu formulieren, um die geeigneten Kandidaten anzusprechen. Geeignete Kandidaten für eine Multikanal-Stellenausschreibung sind aktive Jobsuchende, Fachkräfte in spezialisierten Branchen, Nutzer von sozialen Medien mit beruflichem Fokus, Absolventen auf Jobsuche und potenzielle Bewerber, die durch Mitarbeiterempfehlungen auf die Stellen aufmerksam werden.
2. Proaktives Active Sourcing
   Hierbei gehen Sie aktiv auf potenzielle Kandidaten zu, die Ihren Anforderungen entsprechen. Beim proaktiven Active Sourcing sollten Sie potenzielle Kandidaten auf professionellen Netzwerken wie LinkedIn und Xing, in sozialen Medien sowie auf branchenspezifischen Online-Plattformen gezielt ansprechen. Dies ist besonders effektiv bei Positionen, die aufgrund von Fachkräftemangel schwer zu besetzen sind.
3. Nutzung von Jobbörsen
   Jobbörsen erhöhen die Sichtbarkeit Ihrer Stellenanzeigen und helfen, eine breitere Zielgruppe zu erreichen. Eine klare Definition Ihrer Zielgruppe ist hier essentiell, um Streuverluste zu vermeiden.
4. Karriereseiten-Optimierung
   Ihre eigene Karriereseite ist eine wertvolle Ressource. Sie dient nicht nur als Informationsquelle für interessierte Kandidaten, sondern auch als Ihr Aushängeschild im Recruiting-Prozess.
5. Social Media Einsatz
   Nutzen Sie soziale Netzwerke, um Ihre Reichweite zu vergrößern. Sie können sowohl Ihr eigenes Netzwerk mobilisieren als auch direkt mit potenziellen Kandidaten in Kontakt treten.
6. Teilnahme an Karrieremessen
   Diese Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu präsentieren und direkt mit Fachkräften in Kontakt zu treten.
7. Zusammenarbeit mit Headhuntern und Personalberatungen
   Spezialisierte Personalvermittler können Ihnen helfen, schnell und effizient die richtigen Kandidaten zu finden.
8. Mitarbeiterempfehlungsprogramme
   Empfehlungen durch Ihre Mitarbeiter können die Qualität und Reichweite der Bewerbungen verbessern.
9. Performance Job Advertising
   Hierbei geht es darum, Ihre Jobangebote gezielt zu bewerben und die Performance der Kampagnen zu überwachen, um langfristig die besten Ergebnisse zu erzielen.
10. Employer Branding
    Eine starke Arbeitgebermarke ist entscheidend, um attraktiv für potenzielle Kandidaten zu sein und macht das Recruiting effizienter und kostengünstiger.

So gelingt die externe Personalbeschaffung

Eine effektive externe Personalbeschaffung erfordert sorgfältige Planung und die richtige Umsetzung verschiedener Strategien. Hier ist eine detaillierte Anleitung, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der externen Rekrutierung führt.

Anforderungsprofil und Zielgruppe definieren

Arbeiten Sie eng mit den entsprechenden Abteilungen zusammen, um ein klares Bild der benötigten Fähigkeiten und Kompetenzen für die zu besetzende Stelle zu entwickeln. Berücksichtigen Sie zukünftige Branchentrends und Unternehmensentwicklungen, um sicherzustellen, dass Ihre Kandidaten auch langfristig wertvoll für das Unternehmen sind.

Erstellung einer ansprechenden Stellenanzeige

Die Anzeige sollte präzise und ansprechend formuliert sein, um die richtigen Bewerber anzulocken. Wichtig ist vor allem eine lebhafte Kommunikation. Kandidaten möchten ein konkretes Bild davon haben, wie es ist, im Unternehmen zu arbeiten. Der Vibe und das Gefühl müssen vermittelt werden. Daher ist es wichtig, präzise zu erklären, wie zum Beispiel die Wertschätzung der Firma gegenüber Mitarbeitern gelebt wird. Nutzen Sie Bilder und Videos, um einen authentischen Einblick in Ihr Unternehmen und die Arbeitskultur zu geben.

Auswahl der passenden Veröffentlichungskanäle

Wählen Sie gezielt Kanäle aus, die Ihre Zielgruppe erreichen. Berücksichtigen Sie dabei Nischen-Jobbörsen für spezialisierte Fachkräfte und nutzen Sie Active Sourcing sowie soziale Netzwerke, um gezielt potenzielle Kandidaten anzusprechen.

Bewerbungsmanagement

Reagieren Sie schnell auf eingehende Bewerbungen, idealerweise innerhalb eines Tages. Beachten Sie dabei, dass qualifizierte Kandidaten oft mehrere Optionen haben und eine zügige Kommunikation das Interesse aufrechterhält.

Wenig Bürokratie

Die strikte Forderung nach einem aktuellen Lebenslauf vor dem Vorstellungsgespräch kann dazu führen, dass viele potenziell geeignete Kandidaten, insbesondere passive Bewerber, ausgeschlossen werden, da diese möglicherweise keinen aktuellen Lebenslauf zur Hand haben.

Durchführung effizienter Bewerbungsgespräche

Gestalten Sie den Interviewprozess strukturiert und effizient. Binden Sie relevante Entscheidungsträger von Anfang an ein, um Verzögerungen zu vermeiden. Bei Positionen mit geringerer Verantwortung kann ein erstes Gespräch durch die Personalabteilung erfolgen.

Schnelle und transparente Entscheidungsfindung

Machen Sie den Kandidaten ein klares Angebot, das die wesentlichen Bedingungen wie Gehalt, Zusatzleistungen und Kündigungsfristen umfasst. Nach der Bestätigung folgt der formelle Vertrag.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Bereiten Sie den ersten Arbeitstag gründlich vor. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Arbeitsmittel und Zugangsdaten bereitstehen. Ein Mentor oder eine Ansprechperson im Team kann dem neuen Mitarbeiter helfen, sich schnell einzuleben. Überwachen Sie während der Probezeit regelmäßig die Leistung und Integration, um frühzeitig auf mögliche Herausforderungen reagieren zu können.

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