Die interne Personalbeschaffung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Sie steigert die Motivation der Mitarbeitenden, senkt die Kosten und sorgt für eine bessere Anpassung an die Unternehmenskultur. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Vorteile und Herausforderungen der internen Personalbeschaffung, sowie praktische Beispiele und Strategien zur erfolgreichen Umsetzung.

Die Personal-Beschaffung an Mitarbeitern ist ein essenzieller Bereich des Personalmanagements, verantwortlich für die Gewinnung qualifizierter Mitarbeitender und die Besetzung offener Stellen. Dabei unterscheidet man zwischen internen und externen Maßnahmen der Personalbeschaffung.

Was ist interne Personalbeschaffung?

Im Gegensatz zur externen Personalbeschaffung, die sich auf den externen Arbeitsmarkt fokussiert, zielt die interne Personalbeschaffung darauf ab, offene Stellen mit bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitenden zu besetzen. Dabei gibt es zwei Ansätze: die interne Personalbeschaffung mit Personalbewegung und die ohne Personalbewegung.

Interne Personalbeschaffung Definition

Interne Personalbeschaffung bedeutet, dass Vakanzen im Unternehmen durch die eigenen Mitarbeitenden gefüllt werden. Dies kann durch Beförderungen, Versetzungen oder durch die Nutzung von Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen geschehen. Hierbei liegt der Fokus auf den internen Talenten und Ressourcen, die das Unternehmen bereits besitzt.

Strategien und Methoden der internen Personalbeschaffung

Interne Personalbeschaffung kann ein äußerst effektives Instrument im Recruiting darstellen. Es gibt zahlreiche Methoden, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen. Interne Personalbeschaffung lohnt sich besonders dann, wenn das Unternehmen nicht unter grundlegender Personalunterdeckung leidet.

Interne Stellenausschreibung

Ein bewährter Klassiker in der internen Personalbeschaffung ist die interne Stellenausschreibung. Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie digitale oder analoge Mitarbeitermagazine, das Intranet, einen geschützten Karrierebereich auf Ihrer Karrierewebsite, Job-Newsletter oder das altbewährte „Schwarze Brett“. Durch interne Stellenausschreibungen zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass Sie ihre Weiterentwicklung und Wertschätzung ernst nehmen. Dies stärkt die Bindung zum Unternehmen und ermöglicht den Mitarbeitenden, sich sowohl fachlich als auch hierarchisch weiterzuentwickeln. Eine HR-Software mit Multiposting-Funktion kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, indem sie offene Stellen gleichzeitig auf mehreren Kanälen ausschreibt.

Versetzung

Wenn vorhandene Mitarbeitende über die notwendigen Qualifikationen verfügen, können sie zeitlich befristet oder unbefristet auf vakante Positionen versetzt werden. Diese Versetzungen sollten immer im Einvernehmen mit den Mitarbeitenden erfolgen, um die Zufriedenheit und Motivation zu erhalten. Zudem müssen die Regelungen des individuellen Arbeitsvertrags beachtet werden. Solche Maßnahmen sind ein wichtiger Bestandteil eines durchdachten Retention Managements.

Versetzung statt Kündigung: Ein strategischer Ansatz zur Mitarbeitermotivation und -bindung

Mitarbeitende, die in ihrer aktuellen Rolle nicht die gewünschte Effektivität oder Produktivität erreichen, sollten nicht vorschnell gekündigt werden. Vielmehr bietet sich die Möglichkeit, sie zunächst auf eine andere Position zu versetzen. In zahlreichen Fällen zeigt sich, dass diese Mitarbeitenden in einer neuen Rolle aufblühen und ihr volles Potenzial entfalten. Frei nach dem Prinzip: "Der Spieler muss auf der richtigen Position spielen."

Übernahme von Auszubildenden

Ein weiterer Weg der internen Personalbeschaffung ist die Übernahme von Auszubildenden. Binden Sie Ihre Auszubildenden frühzeitig an das Unternehmen und zeigen Sie ihnen mögliche Karrierepfade auf. Ein gut entwickelter Plan und die Unterstützung durch einen Mentor können den Übergang vom Ausbildungsplatz in eine feste Position erleichtern und die langfristige Bindung an das Unternehmen stärken.

Empfehlungen und Nominierungen durch Vorgesetzte

Vorgesetzte können fachlich qualifizierte und gut ins Team passende Mitarbeitende zur Besetzung offener Stellen vorschlagen oder im Rahmen eines internen HR-Systems nominieren. Achten Sie darauf, dass diese Empfehlungen transparent und vergleichbar sind, um möglichen Unmut zu vermeiden. Eine transparente Kommunikation ist hierbei entscheidend, um das Vertrauen der Belegschaft zu erhalten.

Beförderungen und datenbasierte Weiterentwicklung

Beförderungen und Weiterentwicklungen auf Basis von Leistungskennzahlen und Vorgesetztenbewertungen sind ebenfalls effektive Methoden der internen Personalbeschaffung. Durch eine HR-Software können Sie die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeitenden schnell und effizient beurteilen und so gezielt diejenigen fördern, die das Potenzial für höhere Positionen haben. Dies bietet den Mitarbeitenden klare Entwicklungsperspektiven und motiviert sie, ihre Leistung weiter zu steigern.

Interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung

Neben der Personalbewegung gibt es auch Methoden der internen Personalbeschaffung, die keine dauerhafte Stellenveränderung beinhalten, sondern auf kurzfristige Lösungen abzielen.

Mehrarbeit

Mehrarbeit ist eine Möglichkeit, kurzfristige Vakanzen zu überbrücken. Diese Maßnahme ist jedoch bei der Belegschaft oft unbeliebt. Kommunizieren Sie klar, dass es sich um eine temporäre Lösung handelt und bieten Sie attraktive Kompensationen wie Überstundenausgleich an, um Verständnis und Akzeptanz zu fördern.

Urlaubsverschiebung

In dringenden Projekten kann es notwendig sein, über die Verschiebung von Urlauben zu sprechen. Auch hier ist eine offene und transparente Kommunikation wichtig. Schaffen Sie attraktive Kompensationsmöglichkeiten, um die Mitarbeitenden für ihre Flexibilität zu belohnen.

Interne Personalbeschaffung bietet vielfältige Möglichkeiten, die vorhandenen Talente und Ressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen. Durch interne Stellenausschreibungen, Versetzungen, die Übernahme von Auszubildenden, Empfehlungen und datenbasierte Beförderungen können Unternehmen ihre Mitarbeitenden effektiv fördern und gleichzeitig die Motivation und Zufriedenheit erhöhen. Trotz einiger potenzieller Nachteile der internen Personalbeschaffung, wie der begrenzten Auswahl und der möglichen Konkurrenz unter Mitarbeitenden, überwiegen die Vorteile, wenn diese Strategien klug und transparent umgesetzt werden.

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Das sind die Vorteile interner Personalbeschaffung

Motivation und Mitarbeiterbindung

Die interne Personalbeschaffung ist ein mächtiges Werkzeug, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Wenn Mitarbeitende sehen, dass sie auf Basis ihrer Leistung befördert werden können, sind sie bereit, hart zu arbeiten, um diese Beförderung zu erreichen. Diese Perspektive auf berufliches Wachstum innerhalb des Unternehmens stärkt die Mitarbeiterbindung und reduziert die Fluktuation. Langfristig profitieren sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen von einer stabilen und motivierten Belegschaft.

Senkung der Kosten

Einer der bedeutendsten Vorteile der internen Personalbeschaffung sind die geringeren Kosten im Vergleich zur externen Personalbeschaffung. Indem Sie Ihre vorhandenen Mitarbeitenden befördern, sparen Sie erhebliche Kosten und Zeit, die sonst für das Recruiting, die Befragung und die Auswahl neuer Kandidaten anfallen würden. Die interne Personalbeschaffung ist somit eine kosteneffiziente Lösung, die den Budgetdruck auf die Personalabteilung mindert.

Bessere Anpassung an die Unternehmenskultur

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der internen Personalbeschaffung ist die bessere kulturelle Anpassung. Mitarbeitende, die bereits im Unternehmen tätig sind, sind mit der Unternehmenskultur und dem Arbeitsumfeld vertraut. Dies führt zu einem reibungslosen Übergang in ihre neue Position und minimiert Anpassungsschwierigkeiten. Die kulturelle Integration ist entscheidend für den Erfolg und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden in ihrer neuen Rolle.

Reduzierung von Fehlern bei der Einstellung

Interne Personalbeschaffung minimiert das Risiko von Fehleinstellungen. Da Sie Ihre Mitarbeitenden bereits kennen, ihre Leistung, Stärken und Schwächen einschätzen können, ist es einfacher, das Potenzial und die Eignung für eine neue Position zu beurteilen. Diese Transparenz verringert das Risiko, dass ein Mitarbeitender nicht den Anforderungen entspricht oder sich nicht in die Unternehmenskultur integriert.

Kürzeres Onboarding

Ein weiterer Vorteil der internen Personalbeschaffung ist die verkürzte Einarbeitungszeit. Mitarbeitende, die bereits im Unternehmen sind, kennen die internen Abläufe, Produkte und Dienstleistungen. Dadurch benötigen sie weniger Zeit, um sich in ihre neuen Aufgaben einzuarbeiten, was die Produktivität schnell steigert. Im Gegensatz dazu kann das Onboarding neuer externer Mitarbeitender deutlich länger dauern und birgt das Risiko, dass sie nicht den Erwartungen entsprechen.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

Potenzielles Ungleichgewicht und Demotivation

Trotz der vielen Vorteile kann die interne Personalbeschaffung auch zu Herausforderungen führen. Ein möglicher Nachteil ist das Risiko, ein ungesundes Klima zu schaffen, wenn nicht alle Mitarbeitenden die gleichen Chancen auf Beförderungen und Karriereschritte haben. Wenn beispielsweise Stellen aufgrund von Vetternwirtschaft besetzt werden, kann dies zur Demotivation der übrigen Belegschaft führen. Transparenz und Fairness sind daher unerlässlich, um ein positives Arbeitsumfeld zu erhalten.

Übersehen externer Talente

Ein weiterer Nachteil der internen Personalbeschaffung ist die Gefahr, externe Talente zu übersehen, die dem Unternehmen zusätzlichen Wert und frische Perspektiven bringen könnten. Neue Mitarbeitende können kritische Blicke auf bestehende Prozesse werfen und Innovationen fördern, die intern vielleicht nicht entstehen würden. Eine ausgewogene Recruiting-Strategie, die sowohl interne als auch externe Personalbeschaffung berücksichtigt, ist daher empfehlenswert.

Frischer Wind und kritische Perspektiven

Neue Mitarbeitende bringen oft einen „frischen Wind“ ins Unternehmen und hinterfragen etablierte Gewohnheiten. Dies kann zu wertvollen Verbesserungen und Innovationen führen. Eine ausschließlich interne Personalbeschaffung kann dazu führen, dass das Unternehmen stagniert und wichtige Veränderungen verpasst.

Individuelle Erwartungen managen

Für eine erfolgreiche interne Personalbeschaffung ist es entscheidend, den beruflichen Werdegang jeder Person sorgfältig zu verfolgen und die Erwartungen individuell zu managen. Eine umfassende Checkliste für das Recruiting kann hierbei hilfreich sein, um sicherzustellen, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden.

Interne Personalbeschaffung: Ein praktisches Beispiel

Interne Personalbeschaffung ist besonders effizient, wenn Sie dafür einen klar definierten Prozess entwickeln, diesen in Ihrer HR-Software digitalisieren und, wenn möglich, auch automatisieren. Durch die Automatisierung können Sie Routine- und Verwaltungsaufgaben minimieren, Zeit sparen und die Fehleranfälligkeit manueller Schritte reduzieren. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – die Auswahl der am besten passenden Mitarbeitenden.

Beispiel einer internen Personalbeschaffung: Die interne Stellenausschreibung

Ein effektives Beispiel für die interne Personalbeschaffung ist die interne Stellenausschreibung. Der Prozess beginnt mit der Erstellung eines detaillierten Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle. Dieses Profil sollte in Ihrem HR-Tool hinterlegt und von den betroffenen Fachabteilungen mitgestaltet werden. Ein umfassendes Anforderungsprofil sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

• Bezeichnung der Stelle: Geben Sie klar an, welche Stelle besetzt werden soll, und vermerken Sie, ob es sich um eine Teilzeitstelle handelt.
• Geforderte Qualifikation: Listen Sie die erforderlichen Qualifikationen auf und erwähnen Sie, ob eine Bereitschaft zur Einarbeitung oder Fortbildung erwartet wird.
• Beschreibung der Aufgaben: Definieren Sie die wichtigsten Aufgaben, die mit der Stelle verbunden sind.
• Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme: Geben Sie an, wann die neue Stelle angetreten werden soll.
• Tarifgruppe/innerbetriebliche Eingruppierung: Informieren Sie über die Tarifgruppe oder interne Eingruppierung, die für diese Stelle gilt.

Nachdem das Anforderungsprofil erstellt wurde, veröffentlichen Sie die interne Stellenausschreibung über die relevanten Kanäle. Dies können digitale oder analoge Mitarbeitermagazine, das Intranet, ein geschützter Karrierebereich auf der Unternehmenswebsite, ein Job-Newsletter oder das klassische „Schwarze Brett“ sein. Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf die internen Ausschreibungen haben.

Einbindung des Betriebsrats

Falls in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat existiert, informieren Sie diesen über die interne Stellenausschreibung. Nach § 93 des Betriebsverfassungsgesetzes kann eine Ausschreibungspflicht bestehen, die beachtet werden muss. Eine transparente Kommunikation mit dem Betriebsrat fördert die Akzeptanz und unterstützt einen reibungslosen Prozess der internen Personalbeschaffung.

Vorteile eines digitalen und automatisierten Prozesses

Ein digitalisierter und automatisierter Prozess der internen Personalbeschaffung bietet zahlreiche Vorteile. Zum einen können Routineaufgaben effizienter bearbeitet und die Fehleranfälligkeit reduziert werden. Zum anderen bleibt mehr Zeit für die eigentliche Auswahl der besten Kandidat*innen. Durch die Integration aller relevanten Abteilungen und die Nutzung moderner HR-Software wird die interne Personalbeschaffung transparenter und zielgerichteter.

Fazit

Ein gut durchdachter und automatisierter Prozess der internen Personalbeschaffung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Er steigert die Effizienz, reduziert Fehler und ermöglicht eine gezielte Auswahl der besten internen Kandidat*innen. Durch die Erstellung eines klaren Anforderungsprofils und die Einbindung aller relevanten Parteien, einschließlich des Betriebsrats, wird die interne Stellenausschreibung zu einem effektiven Instrument der Personalbeschaffung. So können Sie die Talente innerhalb Ihres Unternehmens optimal nutzen und die Motivation Ihrer Mitarbeitenden fördern.