Personalbeschaffung 2025: Diese 4 Tipps lösen Ihre größten Probleme

Der Fachkräftemangel wird 2025 noch dramatischer – und Unternehmen stehen vor einer existenziellen Herausforderung! Wenn Sie es nicht schaffen, die besten Talente zu gewinnen, könnte Ihr Unternehmen den Anschluss verlieren. Entdecken Sie jetzt die vier entscheidenden Strategien, mit denen Sie Ihre größten Personalprobleme lösen und im Kampf um die Top-Kandidaten die Nase vorn haben!

• 85 % der Bewerber brechen den Bewerbungsprozess ab, wenn sie innerhalb von zwei Wochen keine Rückmeldung erhalten – eine verpasste Chance für Unternehmen!
• Unternehmen mit starker Employer Brand erhalten bis zu 50 % mehr qualifizierte Bewerbungen und senken die Kosten pro Einstellung um 43 %.
• Inklusion zahlt sich aus: Unternehmen, die auf Diversität setzen, haben eine um 35 % höhere Innovationskraft und damit deutlich bessere Chancen auf langfristigen Erfolg.

Die Personalbeschaffung steht vor einem Wendepunkt. Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft fehlten im Jahr 2023 über 1,5 Millionen Fachkräfte in Deutschland. Der Kampf um Talente spitzt sich zu, und wir stehen vor komplexen Aufgaben in der Personalgewinnung. Unternehmen müssen innovative Strategien entwickeln, um im Wettbewerb um die besten Köpfe zu bestehen. Wir möchten Ihnen vier umsetzbare Tipps vorstellen, die Ihnen helfen, Ihre größten Probleme zu lösen und die richtigen Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Die größten Herausforderungen in der Personalbeschaffung 2024/2025

Finden Sie es auch immer schwieriger, passende Talente für Ihr Unternehmen zu finden? Der Fachkräftemangel hat sich in den letzten Jahren dramatisch verschärft. Eine Studie der Bundesagentur für Arbeit zeigt, dass 76 % der Unternehmen Schwierigkeiten haben, offene Stellen zu besetzen. Der sogenannte Skill-Mismatch, bei dem die Qualifikationen der Bewerber nicht zu den Anforderungen passen, erschwert die Personalbeschaffung erheblich.

Technologische Disruption

Die rasante Entwicklung von KI und Automatisierung verändert die Arbeitswelt und die Personalwirtschaft grundlegend. Laut einer Umfrage von PwC sind 74 % der CEOs besorgt, dass der Mangel an Schlüsselqualifikationen ihrer Personalplanung und damit ihrem Wachstum schaden könnte.

Unternehmen müssen ihre Personalwirtschaft und Personalplanung anpassen, um mit den technologischen Veränderungen Schritt zu halten. Hierbei spielen sowohl die interne Personalbeschaffung als auch die externe Personalbeschaffung eine wichtige Rolle, um geeignete Arbeitskräfte zu finden und Stellen optimal zu besetzen.

Remote Work und verteilte Teams

Die Pandemie hat Remote Work salonfähig gemacht. Eine Studie von Gartner prognostiziert, dass bis 2025 etwa 70 % der Teams remote oder hybrid arbeiten werden. Die Herausforderung besteht darin, Mitarbeiter effektiv zu integrieren, die nicht vor Ort sind und den Austauschen zwischen den Mitarbeitern, vor Ort oder Remote, zu unterstützen/gewährleisten.

Neue Ansätze in der internen Personalbeschaffung können hier helfen, vorhandene Talente besser zu nutzen und Stellen effizient zu besetzen. Zudem kann die externe Personalbeschaffung genutzt werden, um qualifizierte Fachkräfte weltweit zu rekrutieren.

Diversität und Inklusion

Diversität und Inklusion sind mehr als nur Schlagworte. Laut McKinsey haben Unternehmen mit hoher Diversität eine 21 % höhere Wahrscheinlichkeit, überdurchschnittlich profitabel zu sein. Eine vielfältige Belegschaft fördert Innovation und verbessert die Entscheidungsfindung.

Das Personal-Management muss daher Strategien in der internen und externen Personalbeschaffung entwickeln, um eine solche Vielfalt zu fördern und die passenden Stellen mit geeigneten Fachkräften zu besetzen.

Candidate Experience

Eine positive Bewerbererfahrung ist entscheidend, um Top-Talente für offene Stellen zu gewinnen. Laut einer Studie von Glassdoor würden 72 % der Bewerber ein Unternehmen nach einer schlechten Erfahrung nicht weiterempfehlen. Dennoch würden etwa 80 % der Bewerbenden ein Unternehmen empfehlen, auch wenn sie den Job nicht bekommen haben, sofern die Erfahrung positiv war.

Eine optimierte Candidate Experience kann den Unterschied machen und sollte daher im Fokus des Personalmanagements stehen. Sowohl die interne Personalbeschaffung als auch die externe Personalbeschaffung profitieren von verbesserten Prozessen, um geeignete Kandidaten effizient zu rekrutieren.

Ansprache der Generation Z

Die Generation Z betritt den Arbeitsmarkt mit neuen Erwartungen. Sie legen Wert auf Nachhaltigkeit, Flexibilität und digitale Lösungen. Unternehmen müssen ihre interne Personalbeschaffung und externe Personalbeschaffung anpassen, um diese Talente für offene Stellen anzusprechen. Interaktive Karriereseiten und Social Media spielen hierbei eine wichtige Rolle.

Tipp 1: Investieren Sie in eine datengesteuerte Personalbeschaffung

Wussten Sie, dass Unternehmen, die datengetrieben rekrutieren, ihre Einstellungszeit um bis zu 50 % reduzieren können? Daten sind der Schlüssel, um den Rekrutierungsprozess zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Bedeutung von Daten

Daten helfen uns, den gesamten Bewerbungsprozess zu analysieren und Engpässe zu identifizieren. Wir können Trends erkennen, wie zum Beispiel in welchenKanälen man die besten Kandidaten findet oder wo im Prozess Bewerber abspringen. Mit diesen Erkenntnissen können wir gezielt Verbesserungen vornehmen.

Tools und Technologien

Der Einsatz von Applicant Tracking Systems (ATS) und KI-gestützten Plattformen ermöglicht es, den Rekrutierungsprozess zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Diese Technologien unterstützen uns dabei, Bewerberdaten zu verwalten, Kommunikation zu optimieren und den Überblick über den Personalbedarf zu behalten.

Vorhersage von Einstellungsbedarf

Mit Predictive Analytics können wir zukünftige Personalbedarfe prognostizieren. Dies ermöglicht eine proaktive Personalplanung und verhindert Engpässe. Wir können Trends und Muster erkennen, um rechtzeitig Maßnahmen zu eMithilfe von Predictive Analytics können wir den zukünftigen Personalbedarf präzise prognostizieren. Durch die Analyse von historischen Daten, wie Mitarbeiterfluktuation, Unternehmenswachstum und Marktentwicklungen, lassen sich Trends und Muster erkennen. Diese Erkenntnisse ermöglichen eine proaktive Personalplanung, bei der potenzielle Engpässe frühzeitig identifiziert und verhindert werden können. So stellen wir sicher, dass das Unternehmen stets über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um flexibel und effizient auf zukünftige Herausforderungen zu reagieren.

Automatisierung von Prozessen

Routineaufgaben wie das Screening von Bewerbungen oder das Versenden von E-Mails können automatisiert werden. Dies spart Zeit und Ressourcen, die wir für strategischere Aufgaben nutzen können.

Umsetzung: So starten Sie mit datengetriebenem Recruiting

• Implementieren Sie geeignete Technologien wie ein modernes ATS.
• Schulen Sie Ihr HR-Team im Umgang mit neuen Tools und in Datenanalyse.
• Starten Sie mit Pilotprojekten, um erste Erfahrungen zu sammeln.
• Analysieren Sie regelmäßig die Ergebnisse und passen Sie Ihre Strategien an.

Ein Praxisbeispiel:

Unilever hat einen innovativen Ansatz zur datengesteuerten Personalbeschaffung entwickelt, indem sie eine Kombination aus Künstlicher Intelligenz und Datenanalyse einsetzt, um den Einstellungsprozess zu optimieren.

Konkret begann Unilever damit, traditionelle Bewerbungsmethoden wie das Einreichen von Lebensläufen durch ein KI-gestütztes System zu ersetzen. Der Prozess startet mit Online-Bewertungen, die Bewerber absolvieren müssen. Diese Bewertungen umfassen psychometrische Tests, die darauf abzielen, die kognitiven Fähigkeiten und Persönlichkeitseigenschaften der Kandidaten zu messen. Die Ergebnisse werden dann von Algorithmen analysiert, um eine erste Vorauswahl zu treffen.

Daraufhin werden die ausgewählten Kandidaten zu Video-Interviews eingeladen. Diese Interviews werden nicht von Menschen, sondern von einer KI bewertet, die anhand von Gesichtsausdrücken, Sprachmustern und anderen Verhaltensweisen die Eignung der Kandidaten beurteilt. Die KI vergleicht diese Daten mit den Profilen erfolgreicher Mitarbeiter bei Unilever, um die passendsten Kandidaten herauszufiltern.

Dank dieses datengetriebenen Ansatzes konnte Unilever die Zeit für die Einstellung eines Mitarbeiters um 75 % reduzieren. Darüber hinaus hat das Unternehmen die Qualität der Neueinstellungen verbessert, da die KI in der Lage ist, unbewusste Vorurteile zu minimieren und die besten Talente auf der Grundlage objektiver Daten auszuwählen.

Tipp 2: Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke (Employer Branding)

Warum sollten Talente ausgerechnet bei Ihnen arbeiten wollen? Ein starkes Employer Branding ist entscheidend, um sich im Wettbewerb um die besten Fachkräfte abzuheben.

Authentizität ist der Schlüssel

Ihre Arbeitgebermarke sollte die echten Werte und die Kultur Ihres Unternehmens widerspiegeln. Authentizität schafft Vertrauen und zieht die richtigen Personen an. Kommunizieren Sie klar, wofür Ihr Unternehmen steht und was Sie einzigartig macht.

Social Media und Bewertungen

Nutzen Sie Plattformen wie Meta (Facebook, Instagram), LinkedIn, Xing und Glassdoor, um Ihre Arbeitgebermarke zu stärken. Aktive Präsenz und positive Bewertungen können den Unterschied machen. Interagieren Sie mit Ihrer Community und teilen Sie Einblicke in den Arbeitsalltag.

Mitarbeiter als Markenbotschafter

Ihre Mitarbeitenden sind die besten Botschafter Ihres Unternehmens. Ermutigen Sie sie, ihre Erfahrungen zu teilen und aktiv auf Social Media zu sein. Echte Geschichten und persönliche Einblicke sind besonders wertvoll und authentisch.

Best Practices im Employer Branding

• Konsistente Kommunikation auf allen Kanälen.
• Storytelling nutzen, um Emotionen zu wecken.
• Erfolge und Meilensteine feiern und teilen.
• Mitarbeiter einbeziehen und ihre Stimmen hörbar machen.

HubSpot als gutes Praxisbeispiel:

HubSpot setzt sein erfolgreiches Employer Branding durch konkrete Maßnahmen um, die stark auf Authentizität, Social Media, Mitarbeiter als Markenbotschafter und konsistente Kommunikation setzen.

1. Authentizität nach außen tragen

HubSpot betont seine Unternehmenswerte wie Transparenz und Flexibilität durch gezielte Kommunikation auf öffentlichen Plattformen. Auf der Karriereseite und in Blogs beschreibt HubSpot offen, wie diese Werte im Alltag umgesetzt werden, etwa durch das „Work from Anywhere“-Modell. Sie zeigen konkrete Beispiele von Mitarbeitenden, die von verschiedenen Orten aus arbeiten und ihre Work-Life-Balance verbessern konnten.

Diese Geschichten werden nicht nur auf der eigenen Website, sondern auch auf Social Media-Plattformen wie LinkedIn und Twitter geteilt. Durch authentische Einblicke in den Arbeitsalltag vermittelt HubSpot potenziellen Kandidaten, dass diese Werte wirklich gelebt werden.

2. Social Media als Schaufenster der Unternehmenskultur

HubSpot nutzt LinkedIn und Glassdoor, um regelmäßig Einblicke in die Unternehmenskultur zu geben. Auf LinkedIn veröffentlicht das Unternehmen Posts, Videos und Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden, die über ihre Erlebnisse bei HubSpot sprechen. Diese Inhalte werden durch professionell gestaltete Kampagnen unterstützt, die zeigen, wie die Arbeit bei HubSpot aussieht und welche Vorteile das Unternehmen bietet.

Auf Glassdoor antwortet HubSpot auf Bewertungen und gibt öffentliches Feedback, was zeigt, dass das Unternehmen auf die Stimmen der Mitarbeitenden hört und daran interessiert ist, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Diese Interaktionen werden strategisch eingesetzt, um Vertrauen bei potenziellen Bewerbern aufzubauen.

3. Mitarbeitende als externe Markenbotschafter

HubSpot ermutigt seine Mitarbeitenden, ihre Arbeitserfahrungen auf persönlichen Social Media-Kanälen zu teilen. Das Unternehmen stellt Ressourcen und Unterstützung zur Verfügung, damit Mitarbeitende Geschichten über ihre beruflichen Erlebnisse und persönlichen Erfolge veröffentlichen können.

Diese authentischen Geschichten werden oft von HubSpot selbst aufgegriffen und über die offiziellen Unternehmenskanäle weiter verbreitet. Das gibt den Inhalten eine größere Reichweite und zeigt potenziellen Kandidaten, dass die Mitarbeitenden bei HubSpot wirklich zufrieden sind und stolz darauf sind, dort zu arbeiten.

4. Konsistente Markenkommunikation

HubSpot setzt auf konsistente Kommunikation über alle externen Kanäle hinweg. Jede externe Kommunikation – sei es eine Stellenausschreibung, ein Social Media Post oder ein Presseartikel – spiegelt die gleichen Werte und die Unternehmenskultur wider.

HubSpot nutzt zudem Storytelling, um emotionale Verbindungen zu schaffen und zeigt Erfolgsgeschichten der Mitarbeitenden und des Unternehmens. Diese Geschichten werden gezielt auf der eigenen Website, in Newslettern und auf Social Media geteilt, um die Employer Brand zu stärken und potenzielle Kandidaten zu inspirieren.

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Tipp 3: Optimieren Sie den Bewerbungsprozess

Wann sind Sie das letzte Mal im Bewerbungsprozess abgesprungen, weil es einfach intransparent und langweilig war oder zu lange gedauert hat? Ein effizienter Bewerbungsprozess ist entscheidend, um Talente nicht zu verlieren.

Hier sind 3 Top-Learnings, wie Sie die Abbruchquote im Bewerbungsprozess senken:

1. Schnelle und effiziente Prozesse implementieren

Zeitliche Effizienz ist entscheidend. Die meisten Bewerbenden erwarten innerhalb von zwei Wochen eine Rückmeldung. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse so straffen, dass diese Frist eingehalten wird.

Das bedeutet, Entscheidungen zu beschleunigen, standardisierte Prozesse zu etablieren und unnötige Schritte zu eliminieren. Ein schneller Prozess signalisiert den Bewerbenden, dass das Unternehmen organisiert ist und ihre Zeit respektiert.

2. Technologische Unterstützung nutzen

Der Einsatz von modernen Technologien kann den Bewerbungsprozess signifikant beschleunigen und vereinfachen. Beispielsweise können Online-Bewerbungsformulare den Bewerbungsprozess für Kandidaten unkomplizierter machen.

Automatisierte Terminvereinbarungen sorgen dafür, dass Interviews schneller geplant werden können, und digitale Interviews sparen Zeit und Ressourcen, sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerbenden. Diese Technologien verbessern die Candidate Experience und reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidaten abspringen.

3. Kandidatenfreundlichkeit sicherstellen

Kandidatenfreundlichkeit ist zentral, um die Abbruchquote zu senken. Das bedeutet, dass die Bedürfnisse der Bewerbenden in den Mittelpunkt gestellt werden. Eine transparente Kommunikation über den Prozess und die nächsten Schritte, regelmäßiges Feedback und ein respektvoller Umgang sind unerlässlich.

Bewerbende möchten wissen, wo sie im Prozess stehen und was als nächstes passiert. Eine positive Erfahrung während des Bewerbungsprozesses erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Talente das Angebot annehmen und Ihr Unternehmen weiterempfehlen.

Quick Wins zur Prozessoptimierung

• Screening-Tools einsetzen: Diese helfen, schnell passende Kandidaten zu identifizieren und die Zeit bis zur Entscheidung zu verkürzen.
• Automatisierte Bestätigungs-E-Mails: Diese E-Mails halten die Bewerbenden auf dem Laufenden und geben ihnen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden. Eine einfache Nachricht wie „Wir haben Ihre Bewerbung erhalten und melden uns in Kürze“ kann viel bewirken.
• Klare Informationen bereitstellen: Bewerbende sollten von Anfang an wissen, wie der Prozess abläuft und welche Schritte auf sie zukommen. Das nimmt Unsicherheiten und sorgt für eine bessere Candidate Experience.
• Feedback einholen und Prozesse kontinuierlich verbessern: Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses kann anonymes Feedback von Bewerbenden helfen, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.

• 65 % der Bewerber springen ab, wenn sie innerhalb von zwei Wochen keine Rückmeldung erhalten – das zeigt, wie entscheidend Schnelligkeit im Bewerbungsprozess ist.
• 50 % der Bewerber verlassen den Prozess, wenn die Bewerbung länger als 15 Minuten dauert – einfache und schnelle Prozesse sind ein Muss.
• 90 % der Kandidaten geben an, dass eine positive Erfahrung während des Bewerbungsprozesses ihre Meinung über das Unternehmen stark beeinflusst – und damit auch ihre Entscheidung, das Angebot anzunehmen oder abzulehnen.

Tipp 4: Diversität und Inklusion – Schon lange kein Trend mehr

Glauben Sie, dass Diversität und Inklusion nur Buzzwords sind? Tatsächlich sind sie entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Warum Diversität zählt

Vielfältige Teams sind innovativer, kreativer und treffen bessere Entscheidungen. Sie spiegeln die Gesellschaft wider und können besser auf unterschiedliche Kundenbedürfnisse eingehen. Unternehmen mit hoher Diversität haben nachweislich bessere finanzielle Ergebnisse.

Inklusive Rekrutierungsstrategien

• Blind Hiring: Verzicht auf persönliche Daten wie Name oder Foto, um unbewusste Vorurteile zu minimieren.
• Diverse Sourcing-Strategien: Nutzung verschiedener Kanäle, um unterschiedliche Zielgruppen anzusprechen.
• Inklusives Wording in Stellenausschreibungen: Sprache bewusst gestalten, um niemanden auszuschließen.

Langfristige Integration

Diversität endet nicht bei der Einstellung. Es ist wichtig, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die Vielfalt nicht nur akzeptiert, sondern aktiv fördert. Schulungen zu Unconscious Bias, Mentoring-Programme und offene Kommunikation sind entscheidende Elemente.

Praktische Tipps für mehr Diversität

• Ziele setzen: Definieren Sie klare Ziele für Diversität und Inklusion.
• Daten erheben: Analysieren Sie die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft.
• Maßnahmen planen: Entwickeln Sie konkrete Aktionen, um die Ziele zu erreichen.
• Erfolge messen: Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt und passen Sie Ihre Strategien an.

Fazit: Mit diesen Strategien erfolgreich durch 2024/2025

Die Personalbeschaffung steht vor großen Herausforderungen, aber wir können sie gemeinsam meistern. Investieren Sie in Daten und Technologie, um Ihre Prozesse zu optimieren. Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke, um die richtigen Talente anzuziehen. Optimieren Sie Ihren Bewerbungsprozess, um keine Fachkräfte zu verlieren. Setzen Sie auf Diversität und Inklusion, um Ihr Unternehmen innovativer und erfolgreicher zu machen. Handeln Sie jetzt, um Ihr Unternehmen für die Zukunft zu rüsten.

Wir stehen Ihnen gerne zur Seite, um diese Strategien umzusetzen. Kontaktieren Sie uns für weiterführende Ressourcen oder individuelle Beratung. Gemeinsam machen wir Ihre Personalbeschaffung fit für 2024/2025.

Weiterführende Ressourcen:

Diversity Staffing: Inclusive Personnel Recruitment and Selection - Dieser Artikel in Oxford Academic beleuchtet die Definition und Bedeutung diverser Personalbeschaffungsstrategien, insbesondere wie Unternehmen ihre Besetzung von Arbeitskräften vielfältiger gestalten können. Themen wie Blind Hiring und die inklusive Gestaltung von Stellenausschreibungen werden behandelt, um unbewusste Vorurteile zu minimieren und eine diversere Belegschaft aufzubauen. Link zum Artikel.

Studie der Wirtschaftsjunioren Deutschland e.V. (2023): Diese aktuelle Studie untersucht die Erwartungen junger Menschen an potenzielle Ausbildungsbetriebe. Sie bietet eine klare Definition der Präferenzen der "Generation Z" bei der Berufswahl und ist für Unternehmen von Bedeutung, die junge Talente als Teil ihrer Arbeitskräften gewinnen und in die Besetzung einbinden möchten. Link zur Studie.

Studie "Recruiting Trends 2017: Was HR-Verantwortliche wissen müssen" von Kienbaum und Staufenbiel Institut: Diese Studie untersucht aktuelle Trends in der Personalbeschaffung, einschließlich der effizienten Besetzung von Arbeitskräften. Sie bietet wertvolle Einblicke in Bewerbungsprozesse, Recruitingkanäle und die Herausforderungen beim Fachkräftemangel. Link zur Studie.

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